Auteur: Michel Hoetmer

Een offerte is voor veel verkopers een logische stap in het verkoopproces. Maar is het wel altijd een noodzakelijke stap en hoe schrijf je een offerte die scoort? In dit artikel vind je acht prakltische tips voor scorende offertes!

1. Maak nooit zomaar een offerte

Het is bij veel organisaties gebruikelijk om op eerste aanvraag van een klant of prospect een offerte te versturen. Sommige bedrijven gebruiken de offerte zelfs als acquisitiemiddel.

Een verkoper vertelde dat hij de opdracht van zijn baas kreeg om potentiële klanten te bellen en te vragen of hij een offerte mocht sturen. Veel prospects gingen er mee akkoord. Logisch: zij zijn van het gezeur af en hoeven er geen tijd of energie in te steken.

De verkoper noteerde de noodzakelijke gegevens en ging vervolgens driftig aan het werk. Met sommige offertes was hij zelfs een halve dag bezig! Het succespercentage van deze actie? Je kon het op de vingers van één hand tellen.

Bedrijven die zonder verder doorvragen offertes versturen hebben over het algemeen lage score op hun offertes. Helaas gebeurt het wel vaker dat verkopers offertes maken als nog helemaal niet duidelijk is wat de wensen en behoeften van de klant zijn. Soms weten ze niet eens of de klant of prospect serieus is geïnteresseerd.

Tip. Schrijf een offerte nadat duidelijk is wat de klant wil en of het een serieuze kandidaat is.

2. Maak een begeleidende brief bij je offerte

In het algemeen is het schrijven van een offerte in briefvorm af te raden. Doe het uitsluitend als je offerte heel erg kort is. In alle overige gevallen maak je twee documenten:

   1. de offerte,
   2. een begeleidende brief.

Deze brief is bedoeld voor je gesprekspartner. Je kunt hem in de brief nog een keertje persoonlijk aanspreken. Je verstevigt daarmee de relatie met je contactpersoon. Het maakt meer indruk dan een standaardbriefje of helemaal geen brief. Herhaal in deze brief de zaken die je klant belangrijk vindt en laat merken dat je het een plezierig gesprek vond.

3. Klanten zijn niet standaard

Ben je wel eens een 'standaard' of 'gemiddelde' klant tegengekomen? Vast niet. Daarom is het verbazingwekkend dat zoveel bedrijven standaardoffertes versturen.

Geef de klant het gevoel dat hij speciaal is en niet een van de velen. Sommige mensen reageren op dit advies: 'ja maar, wij maken zoveel offertes, daar kunnen wij niet aan beginnen hoor!' Als dat het geval is, doe je er verstandig aan om je af te vragen of een offerte wel het beste middel is om de koop rond te krijgen. Misschien kun je wel zonder. Een offerte gaat over de situatie en wensen van de klant, laat dat in je offerte duidelijk tot uitdrukking komen.

Tip. Vertel eerst iets over de aanleiding en het probleem van de klant. Werk daarna naar de oplossing toe.

4. Maatwerkconfectie voor offertes

Een andere oplossing is het maken van een vaste offertestructuur. Je combineert hiermee de voordelen van een standaardofferte (snelheid, kostenbesparing) en je bent toch in staat elke offerte een persoonlijk tintje te geven.

Maak tekstfragmenten of modules en breng vervolgens kleine wijzigingen aan. Daardoor zien je klanten niet dat het feitelijk om een standaardofferte gaat. 

5. Verkoop de waarde van het product of dienst en niet de prijs

Met een goed geschreven offerte verkoop je eerst de waarde van het product of dienst. Nadat je alle relevante voordelen en eisen de revue hebt laten passeren is de klant in staat de relatie te leggen tussen de geboden voordelen en de prijs.

Werk met heldere prijzen. Je rekent toch een eerlijke prijs voor je producten of diensten? Dan hoef je ook niet geheimzinnig te doen. Maak er geen zoekplaatje van, want onduidelijkheid leidt tot aarzelingen bij de klant. Specificeer de prijs en geef daarna het totale bedrag (indien mogelijk).

Doe ook de nodige moeite om de prijs te verklaren. Het beste doe je dat met een complete specificatie van bijvoorbeeld de in rekening te brengen uren met daarnaast het uurloon.

Idee: maak hiervoor een aparte bijlage.

Spreek in termen van opbrengsten en niet in termen van kosten. Bijvoorbeeld: 'met deze investering bespaart u …' Investeren klinkt beter dan betalen. In het algemeen taalgebruik spreken wij over een investering in de toekomst. Zet dat eens af tegen de spreuk: 'hij moest de prijs betalen voor zijn slechte gedrag!'

6. Besteed voldoende aandacht aan de klant

Klaarblijkelijk denken veel verkopers dat het werk is gedaan zodra de offerte op de post is. Van de opvolging komt soms weinig terecht. Een inkoper vertelt:

'Wij vragen verkopers altijd om offertes. Deze arriveren meestal stipt op tijd. Maar daarna blijft het in een derde van alle gevallen stil. Deze bedrijven krijgen de order niet. Is de concurrent beter? Nee, de offertes zijn ongeveer gelijkwaardig, maar de verkopers die de moeite nemen om de offerte na te bellen krijgen de opdracht.'

Blijf het contact zoeken met de klant, zowel voor, tijdens, als na het maken van de offerte.

7. Geef de offerte een mooi uiterlijk

Het kost weinig moeite om er iets moois van te maken. Druk de offerte bij voorkeur af met enkele kleuren. Een kleurenplaatje 'smoelt' heel wat beter dan zwart/wit.

Maak er geen kermis van. Gebruik één lettertype voor de body van de tekst en een iets afwijkend lettertype voor de koppen.

Druk de offerte af op stevig papier. Denk ook om referenties of andere bewijzen van bekwaamheid, zoals foto’s van eerdere projecten. Bezit je een interessant krantenartikel over jouw bedrijf? Mooi! Sluit dit dan ook bij.

Denk er tenslotte om de offerte in een nette map te steken. Dat staat professioneel en je voorkomt dat er iets zoek raakt. Een andere mogelijkheid is natuurlijk de offerte via de e-mail te versturen.

8. Evalueer regelmatig

Meten, is weten, is denken, is doen. Organiseer het offerteproces en houdt statistieken bij:

• Hoeveel offertes zijn er uitgebracht?
• Hoeveel offertes worden er geconverteerd naar een order?
• Wat zijn de gemeenschappelijke kenmerken van deze klanten?
• En wat ging er mis bij offertes die niet werden omgezet in een verkoop?

Als je deze gegevens bijhoudt, kun je na verloop van tijd je kansen op succes beter schatten. Daarmee is in het in de toekomst mogelijk met scherp te schieten in plaats van met losse flodders.

Tip. Wil je snel meer resultaat met offertes? Dan is de online training 'Scoren met offertes' een prima idee. Je leert binnen korte tijd alles over klantgerichte offertes schrijven en deze offertes effectief op te volgen. Meer weten...

Trefwoorden: offertes, offerte schrijven
Datum: 02/08/2011